Guía de 10 Pasos para Prospectar en Frío
Prospectar clientes sin tener ninguna referencia común es, sin duda, lo MÁS difícil que hay en Ventas. El miedo al rechazo es el motivo por el cual muchas personas temen aproximarse o iniciar una conversación con desconocidos. Es el mismo miedo que afecta al prospectar.
Ser referenciado por un contacto común es la mejor herramienta para nunca prospectar en frío, pero en ocasiones hay que levantar el teléfono y llamar a desconocidos. La ausencia de una indicación no justifica quedarse parado y no buscar clientes o personas a las que tu producto o servicio puede resolver un problema o ayudar a ser mejores.
¿Qué es Prospectar?
Antes de entrar en materia sería bueno aclarar cual es el significado real de prospectar. La palabra en cuestión tiene su raíz en el latín prospicĕre que significa “mirar” o “examinar”. En el mundo de las Ventas, prospectar son todas las actividades encaminadas a explorar potenciales clientes, también llamados prospectos, de una manera proactiva.
La prospección parte de un primer contacto con una persona que:
- No conoces
- No te conoce a ti
- No espera tu contacto
Qué desafío, ¿verdad? Por motivos antropológicos de supervivencia los humanos tenemos una tendencia natural a evitar lo desconocido. Este desconocimiento unido al miedo al rechazo que nos provoca el hecho de interrumpir a otros son los 2 principales factores que hacen de la prospectar una actividad que muchos temen.
¿Como prospectar clientes?
La idea fundamental para cualquier desafío que haya que superar de manera continuada es desarrollar un proceso. Si no creas una mecánica intentarás reinventarte cada vez y esa necesidad de improvisar te generará aún más stress. Sigue un proceso, interiorízalo y pronto verás como los miedos desaparecen y llegan los resultados.
Algunas reglas básicas que te harán más productivo a ti o a tu equipo comercial cuando tengas que prospectar.
1.- Crea una Lista de Prospectos
Si no te han facilitado una, genera una lista con tus potenciales clientes, el nombre de las personas de contacto, los números de teléfono, email y la web. La primera respuesta a la pregunta, ¿como prospectar clientes?, consiste en empezar por invertir tiempo en fijar los objetivos que vas a perseguir.
Elaborar una lista te exigirá una reflexión en cuanto a la elección de tus prospectos. ¿Por qué esos y no otros? ¿Tienes definido tu perfil ideal de cliente? Si quieres ser proactivo/a, define primero a quien buscas y elabora una lista lo más completa posible antes de empezar a contactarles.
2.- Si no tienes personas de contacto haz una búsqueda en Redes Sociales
Puedes buscar en Linkedin por personas que trabajen en esa empresa e identificar quienes son los relevantes para ti. No todo el mundo está presente en Linkedin, pero si te diriges a posiciones altas hay muchas posibilidades de que tengan un perfil creado. Pedir que te pasen con el Sr/Sra X es más profesional y aumenta tus posibilidades de contacto que si preguntas por el responsable de compras, Director de Marketing o Financiero de manera genérica.
Twitter y Facebook también permiten realizar búsquedas de personas por localidad, empresa, universidad, o palabras clave que sean relevantes para tu negocio.
3.- Bloquea tu calendario y concentra tus llamadas al prospectar
Cualquier empresa que realmente tenga foco en prospectar y crecer en nuevos clientes debería especializar la función de prospección, pero si eres responsable de tu propio negocio o prospectar forma parte de tus funciones, bloquea un tiempo en el día para prospectar y nada más. Pueden ser 30, 60 o 90 minutos, lo que definas, pero respétalo y no hagas otra cosa. La primera llamada es la más difícil pero las siguientes serán cada vez más fluidas y te sentirás más seguro.
4.- Enfócate sólo en prospectar y elimina las distracciones
Prospectar es una actividad muy exigente que requiere de toda tu atención. Si quieres tener resultados pon toda tu concentración en lo que estás realizando y anula todo lo que no tenga que ver con tu actividad. Ser multitarea y producir con calidad al mismo tiempo no está al alcance de los seres humanos, no te engañes.
Si es posible intenta aislarte en una sala sin ruidos de fondo ni voces de otras personas. Silencia tu teléfono móvil particular, no respondas whatsapps, cierra el email, las redes sociales y pon el FOCO en lo que estás haciendo.
5.- Usa auriculares con micrófono
Tener un teléfono en la mano limita tus movimientos y tus gestos. Gesticular aumenta tu expresividad y hará que comuniques y empatices mejor con la persona al otro lado del teléfono.
El tono, la intensidad y hasta el timbre de voz cambian cuando puedes gesticular y el inconsciente del otro interlocutor te percibirá como más natural y más auténtico. Prospectar conduciendo o por la calle con ruidos no es una buena idea.
6.- Sonríe al iniciar la conversación
Existe un pequeño truco que consiste en situar un pequeño espejo frente a ti a la altura de tu rostro en el lugar en el que suelas realizar tus llamadas. El objetivo es que te sirva de recordatorio para sonreir cuando comiences a hablar. No es el objetivo soltar una carcajada, sino simplemente relajar tu rostro y desplegar una agradable sonrisa. Pruébalo. ¡Es increíble como un detalle tan simple puede hacer toda la diferencia!
7- Sigue una estructura conversacional y habla como un humano
Usar un guión para toda la conversación es bastante patético y más propio de robots que de seres humanos (y demuestra la poca consideración que tienen hacia sus clientes las empresas con Call Centers low cost). Necesitarás tener un pequeño guión para las primeras frases con tus prospectos en las que te presentas y transmites tu mensaje, pero recuerda que se trata de mantener una conversación humano-humano.
Debes sonar natural y conversar siguiendo una estructura definida por ti que te permita
- controlar la conversación
- conseguir tus objetivos para cada llamada que realizas
8.- Establece uno o varios objetivos para cada llamada al prospectar
Antes de llamar debes tener muy claro qué es lo que buscas y cuál es el criterio para establecer si la llamada ha sido un éxito o no. Varios posibles objetivos de una llamada de prospección de clientes podrían ser,
- Identificar a la persona con quien precisas hablar
- Conocer más de la empresa y sus proyectos
- Cualificar si realmente es un cliente potencial
- Conseguir una reunión o presentación
¿Vender en la primera llamada? Sí, claro. 1 millón de dólares, en cash e ingresados en una cuenta en Suiza. Vamos, despierta y sigue leyendo… 😉
9.- Estudia brevemente a la empresa o al contacto y entrega Valor
Llamar a ciegas hoy en día es innecesario e inútil y además es injusto para el prospecto. El rechazo a recibir llamadas de extraños se produce porque en el 99% de los casos quien realiza llamadas de prospección sólo piensa en sus propios intereses en lugar de enfocar la llamada en el cliente potencial y en cómo entregarle valor. Si piensas sólo en tus intereses en lugar de en los de la otra parte estás siendo egoísta.
En base a lo que has aprendido personaliza tu mensaje sobre cómo puedes ser útil para la empresa o para el contacto ajustando tu propuesta de valor. Tan malo es llamar a ciegas como consumir tiempo estudiando al cliente potencial y no actuar. Si conoces tu producto y empresas similares a las del cliente potencial, como es lo normal, con 3 minutos es más que suficiente para estudiar lo básico que necesitas saber.
10.- Registra los contactos en un CRM. Si no tienes, anota y mide tus resultados de prospección
Un CRM sirve para registrar en un mismo lugar toda tu base de datos de clientes, prospectos y las interacciones que realizas con ellos, es decir, cuándo les llamas o les visitas, y dejar registrado a través de notas de texto las informaciones que te sean útiles para futuras interacciones.
Además, y esta es una de sus funcionalidades más PODEROSAS, puedes definir cuál es tu proceso de ventas y hacer seguimiento de en qué fase te encuentras en cada oportunidad de negocio con tus prospectos. ¡Si no tienes claro que es el proceso de ventas clica en el link anterior porque es un concepto CRUCIAL para tu ÉXITO!
Hoy en día el coste de un sistema de gestión de clientes CRM en la nube es de broma (o incluso gratis), pero si no dispones de uno, registra las informaciones relevantes después de cada conversación y elabora tu propia estadística en un Excel (Yo te puedo compartir un documento en excel, solicítamelo), al menos. Los datos absolutos no valen para mucho si no tienes alguien con quien compararte, pero los relativos contra ti mismo sí.
Realiza tests A/B al prospectar
Haz tests en días diferentes con otras frases de apertura, otras propuestas de valor, otros horarios de llamada u otras estrategias con el fin de ver cuales funcionan mejor. ¿Conseguiste más reuniones al cambiar tu propuesta? ¿O la frase de apertura? ¿O al enviar una información por email antes de llamar?
La siguiente tabla representa un ejemplo de un embudo o pipeline de ventas con las sucesivas fases de tu proceso de ventas.
Supongamos que tu objetivo es fijar reuniones con clientes potenciales. Cada día has intentado una variante nueva (horario X, frase de apertura Y, propuesta de valor Z, etc).
El proceso sería algo así:
- 1.-Realizas X llamadas de prospección
- 2.- Consigues contactar en bastantes de ellas
- 3.- Logras hablar con tu interlocutor objetivo (compras, gerente, propietario,etc) en ciertas llamadas
- 4.-Te atiende y puedes presentar brevemente tu empresa en algunas
- 5.- Consigues fijar varias reuniones.
La variante que utilizaste el día 3 ha hecho que consigas que el 42% de las llamadas realizadas terminen en una reunión fijada… ¡Bingo! Ya sabes como continuar.
La disposición mental es lo más importante para prospectar clientes
Dicen que el 80% del éxito en la vida es psicología o actitud y el 20% restante los conocimientos y la mecánica de las cosas. Prospectar clientes no es diferente.
Quien es capaz de abstraerse de las consecuencias de las interacciones y no tomarlo como algo personal cuando el resultado no ha sido el esperado, es el que gana la partida. Y cuando crees firmemente que lo que tienes hace mejores a tus clientes, ya no hay motivos para temer nada ni para no darlo a conocer a cuantos más mejor, ¿no crees?
¿QUIERES SABER MÁS? Mándame tus dudas y en breve te daré información y mis comentarios.
Tú puedes cambiar el rumbo de tu empresa, en meses podrías lograr resultados IMPRESIONANTES solo requieres decidirte y entrar ¡EN ACCIÓN!
Éxito y Saludos
Francisco García
Tu Coach de Negocios
Los líderes enfrentan constantes desafíos en el ambiente empresarial; mercados con mucho dinamismo, tecnología que evoluciona a grandes pasos, necesidades cambiantes de los consumidores, la necesidad de adaptarse a los cambios.
