Ahorra tiempo en tus reuniones de trabajo

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Existen muchas razones por las que son necesarias las reuniones de trabajo,  pues sin ellas difícilmente podría crecer una organización que ha de mantener a todo su personal informado para que sigan una misma dirección, con unos objetivos comunes y unas funciones bien determinadas. Las reuniones son el medio a través del cual fluyen las ideas, propósitos y objetivos de los colaboradores que hacen que un grupo se fortalezca, pues el trabajo en equipo es la base fundamental para el éxito y la consolidación de una empresa.


El problema surge cuando un colaborador se pasa el tiempo en reuniones innecesarias, que no sirven para nada, que se hacen eternas y consiguen un efecto negativo en el colaborador haciendo que le falte tiempo para realizar su labor, desmotivándolo y robándole tiempo que podría dedicar a la familia, al ocio o a mejorar su vida personal.
Creo que en muy pocas ocasiones nos hemos parado a pensar el tiempo que invertimos en reuniones de las cuales salimos sin haber conseguido tomar decisiones productivas para la organización y donde se ha desperdiciado un tiempo valioso para otras labores productivas.

Por todo esto  lo que debemos conseguir es que cada reunión valga la pena, y si somos metódicos y seguimos unos sencillos pasos podremos conseguirlo:

 

El Problema

 

Una de las quejas más frecuentes de las empresas se refiere a la efectividad de las juntas de trabajo.

 

Un director gasta normalmente, al menos, 40% de su tiempo en juntas de trabajo. La experiencia muestra que más de la mitad de ese tiempo es improductivo ya que no solo se consume mas tiempo del estrictamente requerido, sino que adicionalmente, no se logran los resultados buscados.

 

He aquí lo que se puede hacer para mejorar la calidad de las juntas de trabajo.

 

La Solución

 

DEFINICION: Una junta es una reunión de personas para un propósito especifico del negocio.

 

Para ser efectivo se requiere establecer claramente el propósito de la junta, las personas participantes y un proceso para la conducción efectiva de la junta.

 

¿Por qué tener juntas de trabajo?

 

Existen varias razones para tener juntas de trabajo. Los participantes pueden necesitar reunirse por las siguientes razones:

 

  • Organizar y asignar responsabilidades y fechas de terminación para tareas específicas
  • Evaluar el avance de actividades previamente planeadas
  • Solucionar problemas de implementación

•

 

Las juntas son un magnifico medio para motivar al cambio, si los asistentes están allí por la razón correcta.

 

 

Diez reglas para mejorar la efectividad de las juntas:

 

  1. Cada junta debe tener un líder o facilitador asignado.

 

  1. Se debe elaborar con al menos 24 hr. de anticipación, una agenda donde se defina con claridad los temas de dicha (Nota: Quien no reciba la agenda por adelantado, tiene derecho a no asistir).

 

  1. La agenda debe especificar la hora de inicio, duración de cada tema, hora de terminación y lugar de la junta. Los tiempos deben ser rigurosamente respetados.

 

  1. El numero de participantes debe ser el mínimo indispensable. Solo se debe convocar a las personas que verdaderamente se requiere. El resto puede ser informado mediante la distribución de las minutas de la junta o verbalmente.

 

  1. El objetivo de la junta debe definirse en términos del resultado especifico buscado.

 

  1. Discutir o revisar no son generalmente objetivos deseados. La junta debe tenerse solo si se busca desarrollar planes o asignar responsabilidades.

 

  1. Las juntas deben hacerse en lugares libres de distracciones o interrupciones.

 

  1. Las juntas deben terminar a tiempo, a menos que se acuerde por parte de todos,el extenderse por un tiempo adicional especifico y con un propósito bien definido. También se debe asignar un tiempo para cada tema y esto debe respetarse.

 

  1. Se debe nombrar una persona para que registre los acuerdos. La minuta debe leerse al final de la junta y distribuirse a la brevedad posible. Nunca después de mas de un día hábil, a menos que se trate de un acuerdo especial.

10. Debe realizarse una breve evaluación de la junta, al final de la misma. Generalmente el líder debe preguntar ¿Qué les pareció la junta?¿Qué podemos hacer para mejorarlas?. Las observaciones que se hagan deben documentarse y hacer seguimiento.

 

Que SI y que NO hacer en las juntas.

 

Es útil el que las reglas de las juntas estén por escrito y visibles para todos, de modo que sirva de recordatorio.

 

  • Si haga juntas de máximo dos horas de duración.
  • No haga juntas con mas de diez participantes.
  • Si distribuya por adelantado, materiales para revisión y estudio, tales como procedimientos en borrador, programas, propuestas, etc.
  • No espere por compañeros que lleguen tarde. Inicie a tiempo.
  • No utilice una junta solo para informar. Busque un medio efectivo para eso.
  • Si asegúrese de contar con los medios y facilidades necesarios, como marcadores, lápiz, papel, etc.
  • Si monitoree periódicamente el progreso de la junta y su apego a la agenda acordada.
  • No permita que hable mas de una persona a la vez.
  • No permita que los temas se desvíen de la agenda. Identifique temas laterales y definan otro tiempo para tratarlos.
  • Si informe con anticipación en caso de no poder asistir y si es posible nombre un sustituto.
  • No tema preguntar ¿para qué o por qué hacemos esta junta?
  • Si asegúrese de dejar limpio el lugar de reunión, es decir, coloque las sillas en su sitio, retire papeles o materiales utilizados.
  • No caiga en la trampa de acción simulada. Vamos a tener una junta, puede sonar muy bien, pero ¿ es necesario para que se produzca el resultado buscado?

Es fundamental rendir al máximo en una reunión, por ello con estas pautas ganaremos calidad de trabajo en las reuniones, haciéndolas más eficientes y aprovechando ese valioso tesoro que es el tiempo.

Entra en contacto conmigo y te mostraré diversas posibilidades y juntos encontraremos el programa ideal para que logres tus objetivos. ¡GARANTIZADO!

Recuerda: “¡Nunca desees que el trabajo sea  más fácil, desea SER mejor!”

Entra en contacto con tu Coach de Negocios  Juan Francisco García.

“…porque tener un Negocio debería PERMITIRTE

DISFRUTAR más de la VIDA…

 

 

 

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